El tiempo no me alcanza… ¿Cuántas veces has sentido que eso te sucede? Que nunca tienes el tiempo suficiente para terminar tus pendientes del trabajo y que no te das un momento contigo mismo y tus seres queridos.
Aunque a veces es necesario disponer de un poco más de horas para que un proyecto llegue a buen fin o para entregar alguna tarea, cuando esto se vuelve frecuente hay que considerar que quizá no estás aprovechando tu tiempo de forma eficiente y que necesitas organizarte mejor.
Y es que el organizar tus tareas diariamente puede hacer que aumentes tu productividad, bajes tus niveles de estrés (porque ya no tienes la presión de ir atrasado o la sensación de que nunca terminarás), mejores tus tiempos de entrega y aumentes el tiempo que pasas contigo mismo, tu familia y amigos.
Te dejamos algunos consejos para que lo logres.
Planifica tu jornada
Sí, es lo primero que debes hacer. Iniciar el día en blanco y ver apenas qué es lo que hay que hacer te quita tiempo, porque pierdes tiempo decidiendo por dónde empezar.
Define tus actividades del día siguiente o de la semana con suficiente anticipación, para que decidas en cuáles debes enfocarte más y cuáles puedes dejar al final de la jornada. Y haz esto por escrito, ya sea que lleves una agenda o que utilices alguna aplicación, la idea es que tengas todas tus actividades y pendientes anotados para que no se te pase ninguno.
Prioriza
Cuando estés planificando tu día, debes ir distinguiendo la importancia de cada tarea para saber cuáles necesitan de tu atención inmediata y no se queden sin resolver. Hay que procurar que el orden de las actividades a realizar obedezca a una adecuada jerarquización de objetivos.
Para lograr esto, es vital que logres diferenciar lo urgente de lo importante. Lo importante es todo aquello que te acerca a conseguir las metas planteadas; lo urgente son todas esas cosas que surgen durante la jornada y que deben resolverse… o tal vez puedan esperar ser resueltas más tarde, todo depende de qué tan trascendente sean para el alcance de los objetivos (como el atender la llamada de un amigo, la cual puedes devolverle más tarde).
Aprende a decir ‘NO’
Hay veces que nos echamos compromisos a la espalda, que no abonan a conseguir nuestros objetivos y solo nos quitan el tiempo.
De todas las actividades que hacemos, ¿cuántas son generadas por uno mismo y cuántas son producto de haber dicho sí a un amigo o familiar? Es recomendable evitar los problemas intrascendentes y saber decir que no. Para mejorar la administración del tiempo es clave no perder el control ni sobrecargar la agenda.
Ten en cuenta que decir «no», no se trata de ser inflexible y no ayudar a los demás, sino de saber identificar cuándo te están robando tu tiempo y poner freno.
Se trata de identificar cuándo esa tarea es de tu competencia y es importante, y por lo tanto debes de realizarla. Pero si tienes claro que no es así, refuerza tu asertividad y aprende a negarte.
Delega tareas
No quieras hacer todo tú solo; un poco de ayuda no le hace mal a nadie. Identifica qué tareas puedes dejar para que otras personas las realicen o que puedan ayudarte a llevarlas a un buen fin.
El repartir tareas entre el equipo de trabajo o la familia puede parecer obvio; pero a muchas personas les cuesta y terminan haciendo todo por ellas mismas, aunque eso implique el que se lleven más tiempo para hacerlo, abandonen otras actividades o simplemente no terminen con sus pendientes y vayan acumulándolos.
Descansa
Aunque no lo creas, esto es importante: para poder contar con horas productivas, se deben de tener también horas de descanso, pues el organismo y la mente deben regenerarse para funcionar correctamente.
Establece tiempos para irte a dormir y levantarte, y respétalos; también determina tiempos de descanso durante tu día, para que calmes tu mente y te recargues de energía. El darte tiempo para descansar puede impactar positivamente en tu productividad.
Evita las distracciones
De nada sirve que organices de manera excelente tu día a día si después no vas a seguir la agenda que te has marcado. Y una de las causas que hacen que nos desviemos de ese camino son las distracciones.
Lo primero que hay que hacer para evitarlas y saber qué nos distrae. Es deber tuyo identificar qué hace que te distraigas para lograr que no interfiera en tus tareas.
Cuando ya sepas que te distrae, elimínalo de tu día a día: pueden ser las notificaciones de tu smartphone, las redes sociales, el email, las llamadas de tus amigos o familia durante el trabajo, el compañero que todos los días va a contar chistes a tu lugar… Muchas de esas distracciones pueden esperar a tu tiempo de descanso.
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